Správa dokumentov

Správa podnikových dokumentov je komplexným a zložitým problémom v každej spoločnosti. Medzi firemnými procesmi má špecifické postavenie najmä pre jej úzku previazanosť na vstupy a výstupy iných procesov.

Iba malá časť dokumentov je pre fungovanie podniku dôležitá, no úspech v podnikaní často závisí od toho, aký rýchly, spoľahlivý a bezpečný je prístup k nim. Neefektívnou správou dokumentov sú ovplyvnené všetky, najmä však rozhodovacie procesy v spoločnosti. Negatívne sa odráža na zvýšených nákladoch a zníženej produktivite práce.

Ponúkame Vám komplexné riešenie pre správu dokumentov, schopné zabezpečiť všetky činnosti spojené so životným cyklom podnikových dokumentov v ich digitálnej podobe. Efektívne vytvára a spracováva digitálny archív, udržiava väzbu medzi digitalizovanými originálmi a ich digitálnymi kópiami.

Konečné riešenie je vždy zostavené z modulov vybraných podľa individuálnych potrieb zákazníka. Kompletné riešenie pre správu obsahuje nasledovné moduly: evidencia rokovaní, doručených faktúr, doručenej a odoslanej pošty, spisová služba, porady vedenia, evidencia zmlúv, verejných zákaziek, interných smerníc, kontakty, e-mailové schránky, archivácia e-mailov, vizuálna správa budov.

Optimalizovaná správa podnikových dokumentov prináša podniku viacero výhod:

• zníženie prevádzkových nákladov, zvýšenie produktivity práce,
• úsporu času pri vyhľadávaní dokumentov,
• okamžitú a nepretržitú dostupnosť dokumentov
• bezpečnosť fyzických i elektronických dokumentov,
• riadený obeh dokumentov,
• fulltextové vyhľadávanie,
• súbežnú možnosť používania toho istého dokumentu viacerými pracovníkmi.